Матриця приоритетів Ейзенхауера

Оскільки тридцять четвертий президент Сполучених Штатів, як і будь-який глава держави, був дуже зайнятою людиною, він розробив свою власну методику виставлення пріоритетів в процесі виконання будь-яких справ. Він створив так звану матрицю Ейзенхауера, яка дозволяє людині сконцентруватися на найбільш важливих справах, при цьому ігноруючи незначні завдання, які не несуть користі.

Матриця пріоритетів Ейзенхауера є таблицею, що складається з чотирьох квадрантів. При цьому будь-яку справу  може бути вписано в неї в залежності від двох параметрів: терміновість і важливість.

У квадрант «А» поміщаються справи, які особливо важливі і вимагають невідкладного виконання. Квадрант «В» включає нетермінові завдання, виконання яких має досить високу важливість. У квадрант «С» поміщаються справи, які не особливо важливі для виконавця, але їх необхідно виконати невідкладно. Справи, що знаходяться в останньому квадраті «D», не вимагають швидких дій і їх не можна віднести до важливих.

Для того щоб зрозуміти всю суть такого інструменту, як матриця Ейзенхауера, варто розглянути кожен з квадрантів більш докладно. В іншому випадку результативність її використання буде зведена до нуля.

Квадрант А: важливі і термінові справи

Ідеальною можна вважати матрицю, в якій цей квадрант порожній, оскільки важливість і терміновість справи має на увазі ситуацію, близьку до авралу. Що цікаво, важливі завдання стають терміновими через наші лінощі. Само собою зрозуміло, кожен з нас періодично стикається з подібними ситуаціями. Проте, працювати і розвиватися в таких умовах постійно неможливо.

З цієї причини має сенс не допускати потрапляння справ з інших квадрантів в сектор «А». Практика показує, що набагато легше усувати можливі неприємності, ніж боротися з наслідками тих, які вже наступили.

До справ, які слід поміщати в квадрант «А», можна віднести наступні:

• Завдання, невиконання яких в дану хвилину стане причиною появи неприємностей;

• Справи, які мають відношення до нашого самопочуття і здоров'я;

• Завдання, не виконавши які, ви віддалитеся від наміченої заздалегідь мети.

Як приклади таких справ можна привести такі:

• Завершення проекту, у якого скоро настає термін здачі;

• Позаплановий візит до лікаря;

• Важливий дзвінок партнеру по бізнесу або клієнту;

• Необхідний відпочинок через хронічну втому або виникнення синдрому професійного вигорання;

• Виклик сантехніка для ремонту.

Варто відзначити, що деякі справи з квадранта «А» слід обов'язково делегувати в тому випадку, якщо вони не мають потреби в вашої безпосередньої участі.

Квадрант Б: важливі і нетермінові справи

Варто звертати особливу увагу на заплановані справи з цього сектора. Практика показує, що цілеспрямоване і методичне виконання справ з квадранта «В» демонструє гарну віддачу в майбутньому. Ті, хто приділяє достатньо уваги саме цим справам, має набагато більше шансів домогтися успіху.

Оскільки завдання в квадраті «В» нетермінові, у людини з'являється можливість виконати їх максимально якісно. При цьому потрібно враховувати те, що, якщо ви вчасно не виконали певні завдання з цього сектора, є ймовірність, що вони перекочують в квадрант «А». Основний вашим завданням є недопущення такого результату.

Як приклади справ з сектора «В» можна подати такі:

• Розробка плану нового проекту;

• Аналіз наявних результатів;

• Налагодження контактів і відносин;

• Виявлення додаткових перспектив і розробка альтернативних проектів.

Квадрант В: неважливі і термінові справи

Найчастіше виконання завдань з цього сектора лише віддаляє людину від наміченої мети. У більшості випадків ці справи заважають повноцінно сконцентруватися на тому, що для нас дійсно важливо.

Головною помилкою багатьох, хто починає використовувати матрицю Ейзенхауера, є неправильна класифікація справ. Не варто плутати завдання з квадранта «А» з неважливими, але терміновими справами.

Варто постійно пам'ятати про свої початкові завдання. Постарайтеся не розсіювати свою увагу на другорядні справи.

У квадрант «Г» можуть потрапити такі справи:

• Незаплановані термінові зустрічі;

• Раптово виникли клопоти у вигляді гостей, які вимагають вашої уваги;

• Незаплановане прибирання або усунення негативних наслідків вашої неуважності;

• Будь-які інші завдання, які віддаляють вас від первісної мети.

Квадрант Д: неважливі і нетермінові справи

Невиконання завдань з цього сектора в більшості випадків зіграє вам на руку.

Тим не менш, вони можуть бути досить легкими і цікавими. З цієї причини не варто повністю від них позбавлятися.

Якщо у вас все ж немає можливості викреслити всі справи з даного сектора, приступайте до їх виконання в найостаннішу чергу, при цьому жорстко обмежуючи час, які ви їм виділяєте.

У сектор «Д» можна сміливо відносити такі завдання:

• Хронофаги і поглиначі часу;

• Даремні телефонні розмови;

• Активність розважального характеру.

Матриця Ейзенхауера - це чудовий шанс отримати значний додатковий ресурс у вигляді звільнившогося часу. Цей інструмент дозволить вам швидше досягти поставлених цілей.